Justificación
Cómo justificar una subvención sin tener que devolverla
Se pierde más dinero justificando mal que solicitando mal. Este es el proceso completo, de la resolución de concesión al cobro, y una herramienta que revisa tus gastos antes de que lo haga el organismo.
Los diez pasos
- 01
Lee la resolución de concesión
Fija el importe concedido, el presupuesto que tienes que ejecutar, el periodo en que el gasto es válido y la fecha límite para justificar. Todo lo demás se mide contra esto.
Art. 25 Ley 38/2003 - 02
Ejecuta solo dentro del periodo
Las facturas tienen que estar fechadas dentro del periodo de ejecución y el gasto pagado antes de que termine el plazo de justificación. Lo de fuera no cuenta.
Art. 31.1 y 31.2 Ley 38/2003 - 03
Pide tres ofertas cuando toque
Si un gasto supera 15.000 € (40.000 € en obras), necesitas tres ofertas de proveedores distintos antes de contratar, o justificar por qué no las hay.
Art. 31.3 Ley 38/2003 - 04
Paga bien
Por transferencia o tarjeta, a nombre del proveedor de la factura. El efectivo de 1.000 € o más está prohibido entre empresas y no se admite.
Ley 7/2012, art. 7 - 05
No imputes el IVA que recuperas
Si la empresa deduce el IVA, solo se justifica la base imponible. El IVA solo es subvencionable si no se recupera.
Art. 31.8 Ley 38/2003 - 06
Cumple la publicidad
Logos del organismo, del FEDER o del Plan de Recuperación en web, carteles y documentos, según diga la convocatoria. Guarda capturas y fotos fechadas.
Art. 18.4 Ley 38/2003 - 07
Prepara la cuenta justificativa
Memoria de actuación (qué se hizo y qué resultados hubo) y memoria económica (relación clasificada de gastos con acreedor, factura, importe, fecha de emisión y de pago).
Art. 72 RD 887/2006 - 08
Presenta en plazo
Si no justificas en plazo, el organismo te requiere y tienes 15 días improrrogables. Pasados, se exige el reintegro de toda la ayuda con intereses.
Art. 70.3 RD 887/2006 - 09
Atiende la comprobación
El organismo revisa y puede pedir aclaraciones o subsanaciones. Contesta en el plazo que te den y con la documentación exacta.
Art. 32 Ley 38/2003 - 10
Cobra y archiva cuatro años
Tras el visto bueno se paga (o se liquida el anticipo). Conserva todo al menos cuatro años, que es lo que tarda en prescribir el reintegro.
Art. 39 Ley 38/2003
Lo que revisa ARAANT por ti
Cada factura
Con la factura, el justificante bancario y el contrato adjuntos al gasto. Fecha dentro del periodo, pago antes del plazo, medio de pago admitido, IVA bien imputado y cruce con lo que las bases declaran no subvencionable. Si algo falla, te lo dice y te explica por qué.
Las tres ofertas
Por encima de 15.000 € (40.000 € en obras) sube las tres ofertas, marca la elegida y, si no es la más barata, deja escrito el motivo.
El presupuesto
Aprobado, ejecutado y justificado, partida a partida, con las desviaciones que superan el 10 % marcadas antes de que sean un problema.
Antes de presentar
Lista de incidencias por gravedad, aviso 30 días antes del límite, y la relación clasificada de gastos y el índice de documentos listos para descargar. Son avisos de riesgo: lo que acepta el organismo lo deciden las bases.
Las modalidades de justificación
La convocatoria dice cuál toca. Cambia mucho el trabajo.
| Modalidad | En qué consiste | Norma |
|---|---|---|
| Cuenta justificativa con aportación de justificantes | La ordinaria: memorias más todas las facturas y pagos. | Art. 72 RD 887/2006 |
| Cuenta justificativa con informe de auditor | Un auditor inscrito en el ROAC revisa los gastos y tú no aportas cada factura. | Art. 74 RD 887/2006 |
| Cuenta justificativa simplificada | Para ayudas de menos de 60.000 €: relación de gastos sin facturas; el organismo comprueba una muestra. | Art. 75 RD 887/2006 |
| Módulos | Se justifica la actividad realizada y se paga por unidades a un coste fijado de antemano. | Arts. 76 a 79 RD 887/2006 |
| Estados contables | Para ciertas ayudas: se justifica con las cuentas anuales. | Art. 80 RD 887/2006 |
Qué se entrega
- Memoria de actuación: actividades realizadas y resultados obtenidos
- Memoria económica: relación clasificada de gastos con acreedor, documento, importe, fecha de emisión y de pago
- Facturas o documentos de valor probatorio equivalente
- Justificantes de pago (extracto o transferencia, nunca solo el recibí)
- Tres ofertas en los gastos por encima de 15.000 € (40.000 € en obras), con la elección justificada
- Relación de otros ingresos o ayudas que hayan financiado la actividad
- Prueba de las medidas de publicidad exigidas (logos, carteles, web)
- Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social
- Carta de pago del reintegro de lo no aplicado, si lo hay
Los ocho errores que más dinero cuestan
- Facturas fuera del periodo de ejecución.
- Gastos pagados después del plazo de justificación.
- Pagos en efectivo o desde una cuenta que no es de la empresa beneficiaria.
- Imputar el IVA que la empresa recupera.
- No pedir tres ofertas por encima del umbral.
- Desviarse de las partidas aprobadas sin pedir modificación.
- Olvidar la publicidad obligatoria y no poder acreditarla.
- No llegar al gasto comprometido: la ayuda se reduce en proporción.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si gasto menos de lo presupuestado?
En general la ayuda se reduce en la misma proporción. Si las bases fijan un porcentaje mínimo de ejecución y no se alcanza, se puede perder entera. Mira el artículo de «graduación de incumplimientos» de tu convocatoria.
¿Puedo mover dinero de una partida a otra?
Depende de las bases. Muchas admiten compensar entre partidas hasta un porcentaje (a menudo el 10–20 %) sin pedir permiso; por encima hay que solicitar la modificación antes de gastar.
¿Qué es un justificante de pago válido?
Un extracto bancario o un certificado de transferencia en el que se vea el ordenante (la empresa beneficiaria), el destinatario (el proveedor), el importe y la fecha. Un «recibí» firmado no basta.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los documentos?
Como mínimo cuatro años desde la justificación, que es el plazo de prescripción del reintegro. Con fondos europeos pueden ser más: lo dice cada programa.
¿Y si me piden subsanar?
El organismo te da un plazo (normalmente 10 o 15 días) para corregir o completar. Contesta dentro del plazo y solo con lo que te piden.
Esta guía resume la norma general. Lo que obliga en cada caso son las bases reguladoras y la resolución de concesión de tu ayuda.
Para profundizar
- Las tres ofertas: cuándo son obligatorias y cómo hacerlo bien.
- Pagos en efectivo: el límite que tumba gastos.
- Anticipos: cómo funcionan y cuándo piden garantía.
- Cambiar el proyecto: qué se puede modificar sin perder la ayuda.
- La publicidad obligatoria: qué poner y dónde.
- Cómo justificar sin devolverla.
Sin registro · 30 segundos
Que no tengas que devolver nada.
Abre el expediente, sube las facturas y te avisamos de todo lo que el organismo rechazaría, antes de presentar.
- 1Te decimos a qué ayudas puedes optar, con cada requisito sacado de las bases.
- 2Abrimos el expediente con la documentación y la memoria ya preparadas.
- 3Te avisamos de los plazos y revisamos la justificación para que no devuelvas nada.