Cómo justificar una subvención sin acabar devolviéndola
Se pierde más dinero en la justificación que en la solicitud. Qué hay que entregar, en qué plazo y cuáles son las cinco causas de reintegro que más se repiten.
La justificación es una obligación, no un trámite
El artículo 14 de la Ley General de Subvenciones enumera las obligaciones del beneficiario, y la de justificar está entre las primeras. Concedida la ayuda, tienes que demostrar que ejecutaste lo que prometiste, que el gasto es el que dijiste y que cumpliste el resto de condiciones.
Si las bases no fijan otro plazo, hay tres meses desde que termina el plazo de realización de la actividad (artículo 30.2). No es prorrogable de oficio: hay que pedir la ampliación antes de que venza, y concederla es potestad del organismo.
Las tres modalidades de cuenta justificativa
El Reglamento de la Ley (Real Decreto 887/2006) prevé varias formas de justificar, y las bases eligen una. Saber cuál te toca cambia mucho el trabajo:
- Cuenta justificativa con aportación de justificantes
- La más común y la más pesada: memoria de actuación, memoria económica y las facturas con sus justificantes de pago.
- Cuenta justificativa con informe de auditor
- Un auditor inscrito en el ROAC revisa la cuenta y emite informe. Cuesta dinero pero reduce mucho el riesgo de reparo, y en subvenciones grandes suele ser obligatoria.
- Cuenta justificativa simplificada
- Para importes pequeños según fije la convocatoria: se entrega una relación clasificada de gastos y el organismo comprueba una muestra.
- Módulos o estados contables
- Modalidades específicas para determinados tipos de ayuda, donde se justifica por actividad realizada y no por gasto.
El justificante de pago vale tanto como la factura
Es el punto que más reparos genera. Una factura demuestra que se ha facturado, no que se haya pagado. Hay que aportar el movimiento bancario que acredita la salida del dinero, y tiene que coincidir en importe, fecha y destinatario.
Dos consecuencias prácticas: paga siempre por banco, nunca en efectivo, aunque sean cantidades pequeñas; y evita los pagos agrupados de varias facturas en una sola transferencia, porque obligan a explicar el desglose y no siempre se acepta.
Las cinco causas de reintegro que más se repiten
El artículo 37 de la Ley General de Subvenciones lista las causas de reintegro. Estas son las que más aparecen en la práctica, todas evitables:
- Justificar fuera de plazo
- El plazo se pasa por no tenerlo en el calendario, no por falta de documentos. Ponlo el mismo día que llega la resolución.
- Gasto no subvencionable
- Conceptos que las bases excluyen (IVA deducible, gastos financieros, personal propio no imputable) o fechas fuera del periodo elegible.
- Faltar el justificante de pago
- Facturas correctas sin el movimiento bancario que las respalde.
- No respetar la regla de las tres ofertas
- Contratos por encima del umbral del contrato menor sin las tres ofertas previas del artículo 31.3.
- Incumplir las obligaciones de publicidad
- No colocar el cartel, no incluir el logotipo o no mencionar la financiación cuando las bases lo exigen. Parece menor y da lugar a minoraciones reales.
Qué se devuelve y con qué intereses
El reintegro puede ser total o parcial. Cuando el incumplimiento es de una parte del proyecto, se aplica el principio de proporcionalidad y se devuelve la parte correspondiente, siempre que las bases hayan fijado criterios de graduación.
A lo devuelto se le suma el interés de demora desde el momento del pago de la subvención hasta la fecha en que se acuerda la procedencia del reintegro (artículo 38). No es una multa, es el coste financiero del dinero que estuvo en tu cuenta.
El derecho de la Administración a reconocer o liquidar el reintegro prescribe a los cuatro años (artículo 39). Conserva la documentación de la justificación al menos ese tiempo, y bastante más si la ayuda tiene cofinanciación europea, porque los plazos de conservación de los fondos suelen ser más largos.
Cómo organizarlo desde el primer día
La justificación se prepara mientras se ejecuta, no al final. Una carpeta por proyecto con cuatro subcarpetas —resolución y bases, contratos y ofertas, facturas, justificantes de pago— y un archivo donde se anota cada gasto con su fecha y su concepto elegible resuelve el 90 % del problema.
El otro 10 % es tener claro desde el principio quién firma la memoria técnica final. Si el proyecto lo ejecutan tres personas y ninguna se hace cargo del documento, se escribe en las últimas 48 horas y se nota.
Fuentes
Todo lo anterior sale de estas normas. Están publicadas y son gratuitas: si algo de esta guía no te cuadra, la norma manda.
- Ley 38/2003, General de Subvenciones, artículos 14, 30, 31, 37, 38 y 39
- Real Decreto 887/2006, Reglamento de la Ley General de Subvenciones