Pagos en efectivo y subvenciones: el límite que tumba gastos
Desde los 1.000 euros, pagar en efectivo a un proveedor es ilegal y puede invalidar la justificación de ese gasto en una subvención. Aquí está qué dice la norma y cómo acreditar el pago correctamente.
El límite legal: 1.000 euros entre empresarios
La Ley 7/2012 fija una regla clara: no puedes pagar en efectivo operaciones iguales o superiores a 1.000 euros si cualquiera de las partes actúa como empresario o profesional. No importa que seas autónomo, pyme o gran empresa; la condición de empresario de una sola parte ya activa la prohibición.
El límite sube a 10.000 euros solo en un caso: cuando el pagador es una persona física que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúa como empresario o profesional.
La norma impide fraccionar pagos: se suman los importes de todas las operaciones o pagos en que se haya podido fraccionar la entrega de bienes o prestación de servicios.
Por efectivo se entiende los medios de pago definidos en el artículo 34.2 de la Ley 10/2010. cualquier operación entre empresarios que alcance 1.000 euros debe pagarse por un medio distinto al efectivo.
Si pagas una factura de 1.200 euros en efectivo a un proveedor, estás incumpliendo la ley, aunque lo hagas en dos pagos de 600.
Sanciones: infracción grave y multa del 25%
El incumplimiento es infracción administrativa grave. Tanto el que paga como el que recibe son sujetos infractores y responden de forma solidaria.
La sanción es una multa pecuniaria proporcional del 25% de la cuantía pagada en efectivo.
Hay una salida: si denuncias ante la Agencia Tributaria dentro de los tres meses siguientes al pago, no se te exige responsabilidad. La denuncia debe incluir la operación, su importe y la identidad de la otra parte.
La infracción prescribe a los cinco años desde que se cometió.
Aunque la sanción económica es relevante, el problema mayor para tu subvención es que el gasto puede quedarse sin justificante de pago válido.
Justificar gastos en una subvención: el pago también se acredita
En subvenciones, la justificación parte de la Ley 38/2003. Los gastos se acreditan con facturas y documentos de valor probatorio equivalente. Pero la Ley 7/2012 añade una obligación específica: conservar los justificantes del pago durante cinco años para acreditar que se hizo por un medio distinto al efectivo.
Si pagaste en efectivo una operación igual o superior a 1.000 euros, no tendrás ese justificante y la justificación de la subvención puede considerarse insuficiente. Eso activa el reintegro de las cantidades percibidas.
La cuenta justificativa es un acto obligatorio del beneficiario: debe incluir los justificantes de gasto y otros documentos con validez jurídica. Si las bases reguladoras no fijan plazo, la cuenta se presenta como máximo tres meses después de finalizar la actividad.
- Justificante de pago
- Documento que acredita que el pago se realizó por un medio distinto al efectivo, según el artículo 7.1.4 de la Ley 7/2012.
- Cuenta justificativa
- Acto obligatorio del beneficiario que incluye los justificantes de gasto, regulado en el artículo 30.2 de la Ley 38/2003.
- Factura
- Documento mercantil con validez que acredita el gasto, exigido por el artículo 30.3 de la Ley 38/2003.
No basta con la factura; si el pago fue en efectivo por encima del límite, no podrás demostrar que cumpliste la ley antifraude.
Cómo actuar para no tumbar un gasto
Paga por transferencia bancaria, tarjeta o cualquier medio no considerado efectivo cuando la operación alcance 1.000 euros o más.
Conserva todos los justificantes del pago durante al menos cinco años. La ley lo exige y las bases reguladoras pueden pedirlos en la justificación.
Si ya pagaste en efectivo dentro de los últimos tres meses, valora presentar una denuncia ante la Agencia Tributaria para evitar la sanción. Pero ten en cuenta que ese gasto seguirá sin justificante de pago válido para la subvención.
Revisa siempre las bases reguladoras de la convocatoria: pueden establecer requisitos adicionales sobre cómo acreditar el pago.
El fraccionamiento de pagos no elude la prohibición; la norma suma los importes.
Fuentes
Todo lo anterior sale de estas normas. Están publicadas y son gratuitas: si algo de esta guía no te cuadra, la norma manda.
- Ley 7/2012, de 29 de octubre, de prevención y lucha contra el fraude fiscal
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones