Qué gasto cuenta y qué gasto no: la lista que decide cuánto cobras
El IVA recuperable no cuenta, las tres ofertas son obligatorias por encima de cierto importe y el gasto pagado fuera de plazo se cae. Tres reglas del artículo 31.
La definición, y por qué es más estrecha de lo que parece
El artículo 31.1 de la Ley 38/2003 considera subvencionables los gastos que de manera indubitada respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada, resulten estrictamente necesarios y se realicen en el plazo establecido por las bases.
Las tres condiciones son acumulativas y cada una tumba facturas. «Indubitada» descarta los gastos generales que no se pueden imputar al proyecto con un criterio defendible. «Estrictamente necesarios» descarta lo que mejora el proyecto pero no lo hace posible. Y el plazo descarta todo lo demás, por bueno que sea el gasto.
El IVA: la partida que más presupuestos infla
El artículo 31.8 establece que los impuestos indirectos no son gasto subvencionable cuando sean susceptibles de recuperación o compensación, ni lo son los impuestos personales sobre la renta.
Traducido: si tu empresa se deduce el IVA soportado —que es lo normal—, el IVA de las facturas del proyecto no se subvenciona. Presupuestar con IVA incluido y descubrirlo al justificar significa haber contado con un 21 % de ayuda que nunca existió.
La excepción son las entidades que no pueden deducirse el IVA, para las que sí es un coste real y sí computa. Si es tu caso, acredítalo: no se presume.
Las tres ofertas, y cuándo hay que pedirlas
Cuando el importe de un gasto supera las cuantías del contrato menor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público —15.000 euros en suministros y servicios, 40.000 en obras, sin IVA—, el artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones obliga a solicitar como mínimo tres ofertas de proveedores diferentes.
La elección debe recaer en la propuesta económica más ventajosa, y si se elige otra hay que justificarlo expresamente en una memoria. El orden importa: las ofertas se piden antes de contratar. Tres presupuestos pedidos después, con el proveedor ya trabajando, son un documento sin valor justificativo.
Cuándo se entiende realizado el gasto
El artículo 31.2 aclara que el gasto se considera realizado cuando ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del periodo de justificación. No basta con tener la factura fechada dentro del plazo: hace falta el pago.
Y el pago tiene que ser trazable. Transferencia bancaria con el concepto identificable, extracto que la respalde y correspondencia entre importe, factura y proveedor. El pago en efectivo se admite mal o no se admite, y la compensación entre facturas casi nunca.
Las partidas que dan problemas con más frecuencia
Ninguna es sorprendente, y todas se repiten:
- Personal propio
- Se imputa por horas dedicadas al proyecto, con parte horario y con un coste/hora calculado sobre nóminas y seguros sociales reales. Sin registro horario, no hay imputación defendible.
- Gastos generales
- Solo si las bases los admiten, casi siempre con un porcentaje máximo sobre los costes directos. Si las bases callan, no se imputan.
- Bienes de segunda mano
- Requieren declaración del vendedor sobre su origen y que no hayan sido subvencionados antes. Muchas bases directamente los excluyen.
- Facturas a empresas vinculadas
- Se admiten con condiciones estrictas o no se admiten. Comprueba el régimen antes de contratar con una sociedad del grupo.
- Intereses, recargos y sanciones
- No son subvencionables en ningún caso. Tampoco los gastos financieros derivados de un pago tardío.
Fuentes
Todo lo anterior sale de estas normas. Están publicadas y son gratuitas: si algo de esta guía no te cuadra, la norma manda.
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (artículo 31)
- Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (artículo 118)