Lo que hay que seguir haciendo después de cobrar la subvención
Cobrar no cierra el expediente. Quedan la publicidad, la custodia de documentos, los controles y un plazo de prescripción de cuatro años.
El expediente no se cierra con el ingreso
El artículo 14 de la Ley 38/2003 enumera las obligaciones del beneficiario, y la mayoría se cumplen después de la concesión: realizar la actividad, justificarla, someterse a las actuaciones de comprobación y control, comunicar otras ayudas obtenidas, acreditar estar al corriente y conservar los documentos.
Mientras esas obligaciones estén vivas, el dinero es reintegrable. Y lo están durante años: el derecho de la Administración a reconocer o liquidar el reintegro prescribe a los cuatro años según el artículo 39 de la misma ley.
Publicidad: hay que decir que la ayuda existe
Casi todas las bases imponen al beneficiario dar publicidad al carácter público de la financiación. En proyectos cofinanciados con fondos europeos la exigencia es más detallada, y suele incluir el emblema de la Unión, la mención al fondo y un cartel o una página web según el importe.
Es la obligación más fácil de cumplir y la que más se incumple, porque no la mira nadie hasta que llega un control. Un proyecto ejecutado a la perfección y sin el cartel obligatorio puede acabar en reintegro parcial.
Guarda fotografías fechadas del cartel, capturas de la web y ejemplares del material donde aparezca la mención. En el control se pide la prueba, no la declaración.
Custodia: cuatro años de documentos localizables
La obligación de conservar los documentos justificativos —incluidos los electrónicos— se extiende mientras puedan ser objeto de comprobación y control. Con fondos europeos los plazos de conservación pueden ser más largos y los fija la normativa del fondo correspondiente.
Conservar no es tenerlo en algún sitio: es poder reconstruir el expediente completo cuando lo pidan. Facturas, justificantes de pago, contratos, las tres ofertas, los partes horarios, la correspondencia con el organismo y la resolución de concesión, todo junto y en el mismo lugar.
Controles: quién puede aparecer
El órgano concedente comprueba la justificación. Por encima, la Intervención General y el Tribunal de Cuentas pueden hacer control financiero, y en ayudas europeas se suman los órganos de control de la Unión.
Un control financiero no es una revisión de papeles: puede incluir visita a las instalaciones, comprobación de que la inversión existe y está en uso, y contraste con la contabilidad. Por eso importa que lo justificado y lo contabilizado digan lo mismo.
Mantener la inversión: el requisito silencioso
Muchas ayudas a inversión exigen mantener el bien afecto a la actividad durante un periodo mínimo, que las bases fijan y que suele ir de tres a cinco años. Vender la maquinaria antes de tiempo, darla de baja o trasladarla fuera del territorio de la convocatoria activa el reintegro.
Lo mismo pasa con las ayudas al empleo: el compromiso de mantenimiento del puesto tiene una duración concreta, y su incumplimiento se cuantifica de forma proporcional al tiempo que faltó.
Qué hacer si algo se tuerce
Comunicarlo. Si el proyecto se retrasa, si un proveedor incumple o si hay que cambiar una partida del presupuesto, existen mecanismos de modificación de la resolución de concesión que las bases regulan.
La diferencia entre una modificación autorizada y un incumplimiento es casi siempre haberlo pedido a tiempo y por escrito. Ejecutar distinto de lo aprobado y contarlo en la justificación, cuando ya no hay margen de reacción, es la peor forma de resolverlo.
Fuentes
Todo lo anterior sale de estas normas. Están publicadas y son gratuitas: si algo de esta guía no te cuadra, la norma manda.
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (artículos 14, 18, 39, 44 a 51 y 37)
- Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley General de Subvenciones