Ayudas para crear una empresa: lo que hay antes y después de darte de alta

El punto de partida: sin convocatoria no hay ayuda concreta

La Ley 38/2003, General de Subvenciones, es la norma marco. No crea un programa de ayudas para emprender, sino que regula los requisitos y obligaciones comunes a todas las subvenciones públicas. Los importes, los sectores beneficiados y el momento en que se puede gastar los fijan las bases reguladoras y la convocatoria de cada ayuda.

La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, aparece en el texto normativo, pero los fragmentos aportados no contienen medidas de ayuda económica directa: solo el preámbulo y el procedimiento de autorización de residencia. Por tanto, para montar una empresa, la referencia operativa son las convocatorias al amparo de la Ley 38/2003.

Antes de hacer cualquier gasto, descarga la convocatoria y sus bases: ahí está la letra pequeña sobre plazos y gastos subvencionables.

Quién puede ser beneficiario y qué prohibiciones hay

El artículo 11.1 de la Ley 38/2003 define beneficiario como la persona que realiza la actividad subvencionada o se encuentra en la situación que legitima la concesión. Si montas una sociedad, la beneficiaria será la persona jurídica, pero también pueden acceder agrupaciones de personas físicas o jurídicas si las bases lo prevén (artículo 11.3).

El artículo 13.2 excluye a quien esté en determinadas situaciones: condenas firmes por delitos económicos o urbanísticos, declaración de concurso, no estar al corriente con Hacienda o la Seguridad Social, residencia fiscal en paraíso fiscal, o no haber reintegrado subvenciones anteriores. Para una empresa de nueva creación, lo primero es asegurarse de no incurrir en estas prohibiciones y de estar al corriente de obligaciones tributarias y de Seguridad Social.

Si la subvención supera 30.000 euros y la empresa tiene ánimo de lucro, el artículo 13.3 bis exige acreditar el cumplimiento de los plazos de pago a proveedores de la Ley 3/2004, salvo que las bases prevean otro momento. Eso puede obligar a presentar certificación o informe de auditor.

La falta de pago a la Seguridad Social o a Hacienda en el momento de la solicitud es causa automática de denegación.

El gasto antes o después del alta: qué dice la ley

La Ley 38/2003 no menciona el 'alta' como hito. Solo exige que el gasto se realice en el plazo que marquen las bases reguladoras (artículo 31.1). Si la convocatoria no fija plazo, el gasto debe hacerse antes de que termine el año natural en que se concede la subvención.

Es decir: cada programa decide si admite gastos anteriores a la solicitud o solo posteriores al alta. Muchas convocatorias para creación de empresa exigen estar dado de alta antes de presentar la solicitud o antes de ejecutar el gasto, pero esa exigencia no proviene de la ley general, sino de las bases. Por eso, antes de pagar nada, lee el apartado de gastos subvencionables de tu convocatoria.

El artículo 31.2 añade un matiz importante: el gasto se considera realizado cuando está efectivamente pagado antes de que termine el periodo de justificación. No vale con tener la factura; hay que demostrar el pago.

Y si compras algo por encima del umbral de contrato menor (fijado en la Ley 30/2007), el artículo 31.3 te obliga a pedir tres ofertas de proveedores antes de comprometerte. La excepción: si el gasto se realizó antes de la subvención, no hace falta ese trámite de tres ofertas.

Guarda facturas y justificantes de pago desde el primer euro: sin pago efectivo, el gasto no existe para la Administración.

Subcontratar parte del proyecto: límites y autorizaciones

Si para montar la empresa contratas a terceros que ejecutan parte de la actividad subvencionada, eso es subcontratación y tiene reglas. El artículo 29.2 dice que solo puedes subcontratar si la normativa de la subvención lo prevé y, como máximo, hasta el porcentaje que fijen las bases. Si no se fija nada, el tope es el 50% del importe de la actividad subvencionada.

Si la subcontratación supera el 20% del importe de la subvención y ese importe es mayor de 60.000 euros, necesitas contrato por escrito y autorización previa del órgano concedente (artículo 29.3). No puedes fraccionar contratos para esquivar estos límites (artículo 29.4) ni subcontratar con personas vinculadas sin autorización expresa (artículo 29.7 d).

Si tu proyecto depende de servicios externos (consultoría, obra, desarrollo web), revisa antes los porcentajes permitidos.

Control financiero: qué van a mirar y durante cuánto tiempo

El control financiero de la Intervención General del Estado puede verificar la correcta obtención de la subvención, el cumplimiento de obligaciones y la realidad y regularidad de las operaciones financiadas (artículo 44.2). En la práctica, pueden pedirte facturas, justificantes de pago, ofertas y cualquier documento que acredite el gasto.

Las actuaciones de control deben concluir en un máximo de 12 meses desde la notificación de su inicio, ampliable a 12 meses más si hay complejidad especial u ocultación de información (artículo 49.7). La Administración también puede comprobar que el precio pagado corresponde al valor de mercado, usando precios medios, dictámenes periciales u otros medios (artículo 33.1).

Qué conviene preparar: carpeta por gasto con factura, justificante de pago, las tres ofertas si procede y, si elegiste una oferta más cara, una memoria justificando la elección por criterios de eficiencia y economía (artículo 31.3).

Conserva toda la documentación al menos hasta que prescriba la obligación de reintegro; el control puede llegar años después.

Consecuencias del incumplimiento: quién responde

Si la empresa incumple las obligaciones, los administradores de la sociedad pueden responder subsidiariamente de las sanciones pecuniarias cuando no realicen los actos necesarios para el cumplimiento o consientan incumplimientos de sus dependientes (artículo 69.2). En una pyme, eso significa que el administrador único no puede desentenderse de la justificación.

El incumplimiento de la obligación de destino de bienes inventariables (por ejemplo, vender antes de tiempo un equipo financiado) es causa de reintegro, y el bien queda afecto al pago (artículo 31.4 b). Las bases fijan periodos mínimos de afectación: al menos cinco años para bienes inscribibles en registro público y dos años para el resto.

No vendas ni cambies de uso los bienes subvencionados sin autorización; puede costarte devolver la ayuda.

Fuentes

Todo lo anterior sale de estas normas. Están publicadas y son gratuitas: si algo de esta guía no te cuadra, la norma manda.

• Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
• Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización